Przy organizowaniu konferencji należy zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów. Należą do nich: wybór miejsca, wyznaczenie koordynatora, zaplanowanie agendy, stworzenie tematu przewodniego oraz wyznaczenie koordynatora. Ten artykuł pomoże Ci zorganizować konferencję poświęconą konkretnemu zagadnieniu. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej wskazówek! Mamy nadzieję, że te wskazówki sprawią, że proces organizacji będzie łatwiejszy i mniej stresujący. Możesz nawet zorganizować konferencję, która przyniesie wiele korzyści.
Spis Treści
Planowanie porządku obrad
Jeśli planujesz konferencję lub zjazd, musisz wziąć pod uwagę kilka rzeczy przed zaplanowaniem porządku obrad. Pierwszym krokiem jest stworzenie sensownego harmonogramu. Można zorganizować sesje według ścieżek. Na przykład, ścieżka poświęcona materiałom wideo może zawierać wszystkie sesje dotyczące wideo. Dzięki takiej organizacji treści uczestnicy łatwiej znajdą to, czego szukają, i będą mogli śledzić przebieg spotkania. Poniżej znajdują się wskazówki, jak stworzyć udany program konferencji.
o Określ grupę odbiorców. Jeśli wiesz, kto weźmie udział w konferencji, możesz na tej podstawie stworzyć program. Dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu agendy będziesz wiedział, ilu uczestników weźmie udział w spotkaniu i jak długo będzie ono trwało. Będzie można również lepiej kontrolować czas i upewnić się, że uczestnicy są przygotowani do spotkania. W końcu chcesz, aby uczestnicy opuścili spotkanie przygotowani, dlatego tak ważne jest wczesne udostępnienie agendy spotkania.
o Uwzględnienie przygotowań. Zamieść materiały, z którymi uczestnicy muszą się zapoznać przed spotkaniem. Zamieść linki do odpowiednich zasobów i jasne instrukcje, które uczestnicy muszą wypełnić przed konferencją. Wspólnym wzorem dla tych elementów jest struktura trzyczęściowa. Struktura każdej części powinna odzwierciedlać cel spotkania. Wreszcie, harmonogram powinien zawierać jasno określone godziny dla każdej części. Dzięki temu słuchacze będą wiedzieli, ile mogą się spodziewać po spotkaniu.
Wybór miejsca
Wybór miejsca na konferencję zależy od kilku czynników. Lokalizacja powinna znajdować się blisko grupy docelowej. Miejsce, do którego trudno się dostać, spowoduje, że spotkanie będzie bezproduktywne. Należy szukać miejsc, które oferują dogodne opcje transportu publicznego i parkowania dla uczestników. Należy rozważyć, czy konieczne będzie zapewnienie usług parkingowych, czy też uczestnicy będą musieli dotrzeć na miejsce konferencji pieszo. Warto również rozważyć wielkość samej sali konferencyjnej. Duży obiekt konferencyjny z małą salą konferencyjną to zły pomysł.
Jeśli to możliwe, poszukaj w pobliżu konferencji IEEE lub podobnych wydarzeń. Konferencje IEEE często mają obniżone stawki i mogą wykorzystać swoją siłę nabywczą, aby wynegocjować dodatkowe ulgi. Ponadto należy szukać miejsc położonych blisko hoteli lub lotnisk. Wybór miejsca powinien być zgodny z grupą odbiorców i tematem konferencji. Należy wziąć pod uwagę słuchaczy i to, w jaki sposób wydarzenie będzie ich motywować. Dogodna lokalizacja również pomaga przyciągnąć uczestników. Lokalizacja powinna być przystępna cenowo, pożądana i bezpieczna.
Wybierając lokalizację, należy wziąć pod uwagę potrzeby słuchaczy. Lokalizacja powinna być dogodna dla uczestników i powinna zapewniać doskonały widok na okolicę. Na przykład, jeśli konferencja jest przeznaczona dla ludzi biznesu, nie jest dobrym pomysłem organizowanie jej w odludnym, odizolowanym miejscu. Jeśli grupa docelowa jest młodsza i mniej zamożna, najlepszym rozwiązaniem może być nowoczesny obiekt typu „blank canvas”. Takie miejsce nie będzie krzyczeć luksusem, ale może być tym, czego potrzebujesz do zorganizowania wydarzenia.
Wyznaczenie koordynatora
Konferencja jest złożonym przedsięwzięciem, ale wyznaczenie koordynatora do jej zorganizowania może pomóc utrzymać wszystkich na właściwym torze. Będzie on przedstawiał prezenterów, pilnował czasu i rozdawał materiały drukowane. Będzie również odpowiedzialny za zbieranie formularzy oceny i rozdawanie kart zapisu na punkty edukacyjne. Współpracują z miejscem, w którym odbywa się konferencja, w celu określenia odpowiedniej ilości miejsca oraz znalezienia najlepszych lokalizacji dla rejestracji i służb ratowniczych. Zajmą się również parkingiem i powiadomią prezenterów o wszelkich specjalnych ustaleniach dotyczących parkingu.
Powinni oni mieć koordynatora i co najmniej dwóch współkoordynatorów. W ten sposób koordynator będzie znał zakres obowiązków każdego z nich i będzie pierwszym punktem kontaktowym dla osób z zewnątrz. Koordynator nie musi być jedyną osobą odpowiedzialną za konferencję, ale powinien znać się na wszystkich jej aspektach. Wyznaczenie dwóch osób do pracy nad wydarzeniem jest często najlepszym sposobem zapewnienia odpowiedzialności i komunikacji.
Po wybraniu koordynatora należy zebrać komitet i określić jego strukturę i procesy. Należy zorganizować spotkanie wprowadzające, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, za co są odpowiedzialni. W ten sposób uniknie się dublowania zadań lub wchodzenia sobie w drogę. Nie chcemy przecież, aby ludzie wykonywali więcej pracy, niż się od nich oczekuje! Chociaż ten proces może zająć trochę czasu, wysiłek na pewno się opłaci!
Tworzenie motywu przewodniego
Temat przewodni jest niezbędny dla udanej kampanii marketingowej konferencji. Pomaga on potencjalnym uczestnikom zrozumieć cel konferencji i wzmacnia Twoje cele. Temat przewodni powinien być związany z programem konferencji. Na przykład, towarzystwo onkologii chirurgicznej opracowało temat konferencji w 2018 roku wokół programowania nowotworów guzów litych. Ponadto, posiadanie motywu przewodniego konferencji zapewnia wspólny punkt odniesienia dla wszystkich treści konferencji.
Temat przewodni nie jest balem przebierańców, ale powinien być czymś, co zawiera cele konferencji i odzwierciedla wizję Twojej firmy. Temat może być kapryśny lub poważny, w zależności od celów konferencji i jej uczestników. Motyw babeczki może być odpowiedni dla konferencji poświęconej projektowaniu wnętrz, podczas gdy futurystyczny motyw sprawdzi się na konferencji poświęconej finansom. Stworzenie motywu pomoże Ci również zaplanować zajęcia i prezentacje, które będą zarówno edukacyjne, jak i relaksujące.
Używanie motywu WordPressa dla konferencji, takiego jak Confera, daje Ci wiele możliwości dostosowania. Możesz dostosować układ strony głównej tak, aby odzwierciedlał ogólny charakter Twojej konferencji, w tym prelegentów i harmonogram. Confera jest motywem stworzonym specjalnie do promowania wydarzeń. Został on stworzony przez WP Look Studio i zawiera wiele układów strony głównej. Na przykład, jeśli Twoja konferencja jest dużym wydarzeniem z wieloma prelegentami, Twój motyw powinien wyświetlać kluczowe cechy wydarzenia, takie jak data, godzina i liczba prelegentów.
Opieka i karmienie prelegentów
Prelegenci są istotną częścią konferencji i powinni być zadbani. Upewnij się, że mają odpowiednie nośniki prezentacji i przygotuj się do konferencji z wyprzedzeniem. Nawet niewielki problem techniczny może zagrozić prezentacji prelegenta. Ponadto należy się upewnić, że w miejscu konferencji przewidziano wystarczająco dużo czasu na przerwy. Nie chcesz przecież, aby prezenter spędził cały dzień przed komputerem. Upewnij się więc, że wszystkie niezbędne materiały i media są pod ręką, nawet jeśli jesteś jedyną osobą w sali.
Oprócz przygotowania miejsca, organizatorzy konferencji powinni również zadbać o to, by prelegenci byli odpowiednio nakarmieni i otoczeni opieką. Prelegenci często mają napięty grafik, wiele wystąpień i pracują na wysokich stanowiskach. Aby uniknąć niezręcznych sytuacji, należy skontaktować się z nimi z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem i zorganizować im nocleg. Jeśli to możliwe, organizatorzy konferencji powinni również zorganizować dla nich samochód, jeśli podróżują na duże odległości w związku z wydarzeniem.
Po zarezerwowaniu prelegentów na wydarzenie, powinieneś porozumieć się z nimi w sprawie szczegółów ich prezentacji. Choć może być kuszące, aby spróbować pozyskać bardzo drogiego mówcę za darmo, lepszym rozwiązaniem będzie współpraca z mówcami za symboliczną opłatą. Jeśli masz ograniczony budżet, nie chcesz zachwycać prelegentów drogimi opłatami. W związku z tym ważne jest, aby dać im wystarczająco dużo czasu na stworzenie treści.
Zatrudnienie komitetu
Zatrudnienie komitetu do organizacji – lub jakiegokolwiek innego wydarzenia – może być świetnym sposobem na rozpoczęcie pracy. Prawdopodobnie członkowie komitetu są członkami swoich organizacji, ale mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, jak wiele mogą zyskać dzięki pracy w komitecie. Według rozdziału International Live Events Association „There are 10 Reasons to Serve on a Committee:” Networking, rozszerzanie swojej marki zawodowej, służba i przywództwo oraz korzyści osobiste, takie jak wczesny dostęp do udogodnień konferencyjnych, mogą wzbogacić Twoje CV.
Po zrekrutowaniu wolontariuszy powinieneś zorganizować spotkanie wprowadzające, aby wyjaśnić podstawową strukturę komitetu. Celem tego spotkania jest upewnienie się, że wszyscy członkowie rozumieją swoje role i obowiązki oraz zapewnienie sprawnego przebiegu konferencji. Ważne jest także, aby członkowie komitetu mieli odpowiednie umiejętności i doświadczenie, które pozwolą im odnieść sukces. Możesz znaleźć zespół wolontariuszy w swojej sieci zawodowej. Pamiętaj jednak, że będziesz ściśle współpracował z innymi członkami komitetu, więc upewnij się, że komitet jest dobrze dobrany i ma odpowiednią kombinację umiejętności.
Jedną z kluczowych ról Komitetu Promocji Konferencji jest pomoc w procesie rejestracji. Komitet ten będzie również zajmował się transakcjami przy użyciu kart kredytowych, zapewni obecność uczestników i zajmie się anulowaniem rejestracji. Będzie on także odpowiedzialny za przygotowanie identyfikatorów imiennych i innych materiałów konferencyjnych. Komitet powinien współpracować z firmą zarządzającą rejestracją, aby koordynować logistykę konferencji. Komitet powinien również zbierać informacje niezbędne do zaplanowania i przeprowadzenia konferencji. Może to obejmować uzyskanie planów obiektów i lokalnych miejsc spotkań. Wolontariusze są również nieocenieni przy dystrybucji ważnych informacji do uczestników.
Promocja konferencji
Promocja jest kluczową częścią planowania konferencji, ale dotarcie z informacją do grupy docelowej może być trudne. Chociaż konferencja musi być dobrze zorganizowana i przebiegać bez zakłóceń, możesz powierzyć jej promocję wolontariuszom, którzy są podekscytowani tematem. Osoby te będą mogły wykorzystać swój entuzjazm do promowania wydarzenia. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak skutecznie promować konferencję. Poniżej wymieniono kilka najważniejszych kroków związanych z promocją konferencji.
– Używaj hashtagów. Podczas konferencji używaj #hashtagów, które zachęcają do dyskusji online. Dobry hashtag powinien być krótki i zawierać nazwę konferencji. Inną świetną wskazówką dotyczącą promocji jest zamieszczanie informacji reklamowych we wszystkich wiadomościach e-mail wysyłanych do klientów. Zaoferuj także specjalne zniżki na rejestrację dla uczestników, którzy dokonali większych zakupów. Upewnij się, że używasz hashtagów we wszystkich kontaktach ze swoimi zwolennikami i publikujesz odpowiednie treści w mediach społecznościowych.
– Wykorzystaj atrakcyjny temat. Silny motyw przewodni jest kluczowy dla sukcesu promocji konferencji. Twój temat powinien wyróżniać konferencję na tle innych i tworzyć szum wokół wydarzenia. Twoja konferencja może być oparta na luce w branży lub nowym podejściu do tematu, który jest obecnie popularny na rynku. Niezależnie od tego, jaki temat wybierzesz, ważne jest, aby był on zgodny z celami konferencji.
